Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Amaç

İşbu kişisel verileri saklama ve imha politikası (“Politika”) KOLAYAPP TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ (“Şirketimiz”) işlediği kişisel verilerin 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu(“KVKK”)ve diğer ilgili tüm mevzuat kapsamında saklama ve imha faaliyetlerinin usul ve esaslarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. İşbu saklama ve imha politikası Şirketimizin www.kolayyat.net adresinde yayımlanmıştır.

Kapsam

İşbu politika Şirketimiz nezdinde çalışanların, çalışan adaylarının, stajyerlerin, ziyaretçilerin, müşterilerin, potansiyel müşterinin ve diğer kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişilerin işlenen verilerinin saklanmasını ve imhasını kapsar.

Kayıt Ortamları

Kişisel veriler Şirketimizce elektronik (masaüstü, dizüstü bilgisayarlar, telefon, tablet gibi mobil cihazlar, CD, DVD gibi optik diskler, USB gibi çıkarılabilir bellekler, yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinası, e-posta, web, ofis yazılımları) ve/veya fiziki (kağıt, anket defteri, ziyaretçi defteri) ortamlarda politikaya uygun olarak tutulur.

Saklama ve İmha

Kişisel veriler Şirketimiz tarafından kanunun 4. maddesinde belirtilen “hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,  doğru ve gerektiğince güncel olma, belirli açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı sınırlı ve ölçülü olma ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkeleri doğrultusunda işlenmektedir.

Saklama Sebepleri

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek,
• Şirketimizin güvenliğini sağlamak,
• Bir sözleşmenin kurulması ve ifasıyla ilgili işlemleri yerine getirebilmek,
• Hukuki ve cezai uyuşmazlıkları ispat etmek,
• Çalışma koşulları ile iş sağlığı ve güvenliği esaslarına uygun hareket edebilmek,
• Mahkeme ve diğer resmi kurumların vermiş olduğu kararlarını yerine getirebilmek,

Mevzuattan doğan yükümlülükleri yerine getirebilmektir.

İmha Sebepleri

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirketimiz tarafından resen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası sebebiyle gerekli olması hali,

Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,

Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,

İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirketimiz tarafından kabul edilmesi,

Şirketimizin ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmamasıdır.

Teknik ve İdari Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işlendiği ortamların güncel tutulabilmesi amacıyla teknolojik gelişmeler takip edilmektedir.

Bilişim sistemlerinin güvenliğinin sağlanması için belirli aralıklarla gerekli sızma testleri yapılmaktadır.

Şirketimizde verilerin sızmasını engelleyici teknik altyapı temin edilmektedir.

Şirketimiz nezdinde verileri kaydeden birimlerde çalışan personelden gizlilik taahhüdü alınmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği ortamlarda sağlam şifreleme ve/veya kilitleme yöntemleri kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.

Saklanan kişisel verilere erişim ancak Şirketimizin ilgili personelleri nezdinde sınırlıdır.

Şirketimizce işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla 3. kişilerce ele geçirilmesi halinde bu durumu en kısa sürede Kurul’a bildireceğine ilişkin tedbirler alınmıştır.

Şirketimiz kişisel verilerin aktarılması durumunda aktarılan kişiler ile ilgili gerekli sözleşmeleri yapar ve/veya diğer gerekli önlemleri alır.

Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve saklanması için verileri işleyen personele gerekli eğitimler verilmektedir.

Şirketimiz verilerin saklanmasına ilişkin gerekli denetimleri yapar. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz aşağıda yer verilen silme işlemlerinden hepsi yahut gerektiğinde bir veya bir kaçı ile silme işlemini gerçekleştirmektedir.

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Bu kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında bulunan kişisel verilerden silinmesi gereken kısmın mümkün olan durumlarda kâğıttan kesilmesi, mümkün değilse karartma yöntemi kullanılarak silinmesi işlemidir. Kâğıt üzerinde yer alan kişisel veriler üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak ya da silinerek bir tür karartma işlemi uygulanır.

Elektronik Ortamda Tutulan Kişisel Veriler: Geri getirme yetkisi olmaksızın silme komutu verilerek silinir.

Taşınabilir Bellekte Yer Alan Kişisel Veriler: Şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz aşağıda yer verilen yok etme işlemlerinden hepsi yahut gerektiğinde bir veya bir kaçı ile yok etme işlemini gerçekleştirmektedir.

Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler, kâğıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünür.

Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Anonim hale getirme, bir veri topluluğundaki tüm doğrudan ve/veya dolaylı tanımlayıcıların çıkartılarak ya da değiştirilerek, ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engellenmesidir. Bu sayede belli bir kişiyi işaret etmeyen veriler anonim hale getirilmiş olur. Şirketimiz aşağıda yer verilen anonim hale getirme işlemlerinden hepsi yahut gerektiğinde bir veya bir kaçı ile anonim hale getirme işlemini gerçekleştirmektedir.

Tanımlayıcıları Çıkarma: İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır.

Gizleme: Kişisel veri kümesinde istisna durumda olan ve ilgili kişinin ayırt edilmesini sağlayan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Genelleştirme: Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.

İmha Süresi

Kanunda ve işbu Politikada yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Şirketimiz ilgili kişisel verileri Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince her yılbaşında gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir. Buna göre, Şirketimizde işbu politikanın yürürlük tarihinden başlamak üzere her yıl Ocak aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

Görsel ve işitsel kayıtlar işlenmesinden itibaren 2 yıl süreyle imha etmeden saklanır. İşlenen diğer tüm kişisel veri kategorileri 10 yıl süreyle saklanarak saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde imha edilmektedir.